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Administratif

Les informations à inclure sur un tampon d’entreprise : obligation légale et usage professionnel

Mise à jour le 13 février 2023

Aujourd’hui, face à l’obligation légale et à une utilisation professionnelle requise, de nombreuses entreprises se trouvent confrontées au défi de connaître les informations à inclure sur un tampon d’entreprise. Dans ce texte, nous examinerons les exigences légales et offrirons des conseils sur la meilleure façon d’utiliser un tampon pour développer votre entreprise.

Qu’est-ce qu’un tampon d’entreprise et à quoi sert-il ?

Un tampon d’entreprise est un outil encreur portable utilisé pour mettre des informations sur les documents. Le tampon contient une estampe encrée comprenant généralement la raison sociale ou le nom de la société, l’adresse complète de la société et, parfois, d’autres informations spécifiques à l’entreprise. Il est aussi connu sous le nom de tampon encreur, tampon entreprise, cachet entreprise, mention obligatoire ou encore tampon professionnel. Le but du tampon est de donner de la valeur juridique aux documents.

Avec un tampon d’entreprise, une ligne de texte ou un logo peuvent être imprimés de manière répétée. Cela permet aux entreprises et autres organisations professionnelles d’identifier et de distinguer leurs documents des autres. Par exemple, une facture officielle est souvent marquée avec l’un des ces outils. Les informations sur le tampon sont généralement lues par un client avant les documents officiels, ce qui en fait un bon moyen pour l’entreprise de se présenter.

Quels sont les éléments obligatoires pour un tampon légal ?

Il y a quelques informations obligatoire à inclure sur un tampon légal. Les éléments suivants DOIVENT être inclus pour que le tampon soit valable :

  • Nom de la société ou raison sociale – Ce nom est le même que celui qui figure sur les documents officiels, comme les factures, et est le nom sous lequel la société est connue. Il ne doit pas être confondu avec le nom commercial ou le nom de marque.
  • Adresse complète de la société – Veillez à inclure l’adresse complète, y compris l’état ou la région ainsi que le code postal.
  • Numéro Siret (numero SIRET) – Le numéro Siret est un numéro d’identification unique qui est attribué à chaque entreprise. C’est une information importante pour le bon fonctionnement des documents officiels.
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Quelles autres informations peut-on inclure sur le tampon ?

Toutes les entreprises ne sont pas tenues de mettre les mêmes informations sur un tampon. Les informations supplémentaires peuvent inclure :

  • Le type d’activité – Si la société est enregistrée pour une activité précise, elle devrait la mentionner.
  • La forme juridique – La forme juridique de la société peut être indiquée, par exemple SARL, SA, EURL, etc.
  • Le code d’activité (APE) – Le code APE identifie le secteur d’activité principal de la société et peut être jusqu’à 6 caractères.
  • Le statut – Tout membre actif de la direction peut être mentionné à l’aide de son rôle fonctionnel. Par exemple, le Président.
  • La signature – Une signature manuscrite peut aussi être incluse. Cependant, il est important de noter que cela n’aura pas de valeur juridique.

Comment utiliser correctement le tampon en entreprise?

Le tampon est un outil essentiel pour les entreprises car il est souvent utilisé dans les communications commerciales. Les impressions sont indispensables pour la tenue d’un registre des documents produits par l’entreprise. En effet, le tampon peut être utilisé pour :

  • Identifier et authentifier les documents
  • Certifier et attester des contrats légaux et financiers
  • Attribuer des droits et des responsabilités
  • Valider des actes et des déclarations

Lorsque vous utilisez un tampon en entreprise, il est important de garder à l’esprit quelques règles:

  • Le tampon doit être maintenu propre et lisible. Il devrait être conscient de son usage et des informations qui y sont imprimées.
  • Les informations sur le tampon doivent être à jour. Toute information erronée devrait être corrigée immédiatement.
  • Le bon format et le modèle devraient être choisis pour répondre aux exigences et aux besoins de l’entreprise.
  • La qualité de l’encre utilisée doit être en parfait état. Il faut également respecter les règles de sécurité et d’hygiène.

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Un tampon d’entreprise est un outil essentiel qui permet aux entreprises de communiquer avec leurs clients, leurs partenaires et leurs employés. Il peut être utilisé pour identifier et authentifier des documents, certifier des contrats, attribuer des droits et responsabilités et valider des actes et des déclarations. Un tampon légal ne peut être créé que si certaines informations clés y sont incluses : le nom ou la raison sociale de la société, l’adresse complète de la société et le numéro Siret. Enfin, il est important de respecter les obligations en vigueur et de veiller à ce que le tampon soit maintenu propre et lisible à tout moment.

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Où pouvez-vous acheter un tampon encreur avec les mentions obligatoires qui doivent y figurer ?

Si vous avez besoin de vous procurer un tampon encreur dans le cadre de votre activité professionnelle, il ne faudra alors pas choisir n’importe quel produit ! En effet, on constate encore bien trop souvent que les tampons encreurs vendus dans les commerces classiques ne correspondent pas toujours aux attentes et aux besoins des professionnels. En fonction du tampon encreur dont vous allez avoir besoin, il va falloir y faire figurer certaines mentions bien particulières, comme le nom de l’entreprise, son numéro de SIRET, ou même une signature dans certains cas.

Si vous vous demandez, finalement, une mention que doit figurer sur un tampon encreur ou non, la meilleure des choses à faire est de vous rendre directement sur un site de vente en ligne dédié aux tampons encreurs pour les professionnels. Vous vous rendrez compte que les tampons présentés directement sur cette boutique correspondent tous à des tampons qui ont des obligations légales pour les organisations. Il ne vous restera donc plus qu’à vous tourner vers un tampon encreur que vous souhaitez utiliser pour votre entreprise, et par la suite passer votre commande directement en ligne !

Hélène Baron