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A quoi sert un logiciel de gestion des achats ?

Mise à jour le 3 septembre 2022

Un logiciel de gestion des achats est un outil qui vous permettra de gérer le service des achats de votre entreprise. Ce logiciel vous permettra de créer et de mettre à jour une base de données dans laquelle sera enregistré tout ce qui concerne votre service des achats.

Vous pouvez utiliser ce logiciel pour suivre le budget, les factures, les commandes et les livraisons.

Vous pouvez utiliser ce logiciel pour toute taille d’entreprise car il vous permet de gérer les achats mais aussi d’automatiser une partie de votre comptabilité. Vous pourrez ainsi améliorer la satisfaction de vos clients, optimiser votre processus d’achat et augmenter vos marges et votre productivité.

Le choix du meilleur logiciel de gestion des achats peut être un facteur clé de la réussite de votre entreprise. Avec une solution adaptée à vos besoins, vous simplifierez votre processus d’achat, améliorerez la satisfaction de vos clients et augmenterez votre productivité ainsi que vos marges !

De nombreuses entreprises sous-estiment les dangers d’un système de gestion des achats obsolète. Lorsque vous vous développez, il est nécessaire de mettre en place de nouveaux outils de gestion des achats afin que votre entreprise puisse grandir avec elle. À ce titre, il existe aujourd’hui de nombreuses solutions : des tableurs aux logiciels de gestion des achats dédiés.

Faisons un tour d’horizon du marché des logiciels d’achats.

C’est quoi un logiciel de gestion des achats ?

Le logiciel de gestion des achats (PMS) peut être un outil puissant pour rationaliser le processus d’achat de votre entreprise. Il peut automatiser de nombreuses tâches liées aux bons de commande, aux factures et aux paiements. Il peut également vous aider à suivre les dépenses, les performances des fournisseurs et les niveaux de stock.

Un PMS est essentiellement un programme qui automatise le processus d’achat des entreprises en créant une base de données centralisée pour tous leurs besoins. Cela inclut l’établissement de contrats avec les fournisseurs, la commande de biens ou de services auprès d’eux et le paiement de ce que vous recevez.

L’utilisation de ce type de logiciel permet de gagner du temps, car il est facile d’établir des achats répétés avec des fournisseurs qui ont déjà été approuvés par un responsable de votre entreprise – souvent les RH ou les finances – et de gagner de l’argent, car il empêche les achats en double d’être effectués accidentellement par des employés qui ne savent pas exactement ce qu’ils sont censés commander lorsqu’ils passent une commande au nom de leur chef de service ou de leur directeur qui sait exactement ce que doit contenir chaque bon de commande.

Parmi les autres éléments important d’une entreprise, on note le logiciel de gestion RH, essentiel au bon fonctionnement de l’entité.

Les avantages d’un logiciel de gestion d’achats

Facilité d’utilisation du logiciel – Gain de temps

Les logiciels de gestion des achats sont conçus pour rendre le processus de commande et de suivi des stocks simple et efficace. Les meilleurs programmes offrent une variété de fonctionnalités qui rationalisent le processus d’achat, notamment :

  • Une base de données centrale pour toutes vos informations d’achat. Cela vous permet de suivre rapidement et facilement les commandes passées, de trouver les coordonnées des fournisseurs et de voir quels articles sont en stock.
  • Un système de commande automatisé qui vous permet de passer des commandes en quelques clics. Vous gagnez ainsi du temps en éliminant la nécessité de remplir manuellement les bons de commande.
  • Des fonctions de comptabilité intégrées qui vous permettent de suivre vos dépenses et de budgétiser vos futurs achats.
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Des données plus précises – Moins d’erreurs

Lorsqu’il s’agit de logiciels de gestion des achats, l’exactitude des données est essentielle. Sans données précises, les entreprises ne peuvent pas prendre de décisions d’achat éclairées et peuvent finir par dépenser trop ou acheter des produits dont elles n’ont pas besoin.

Pour vous assurer que votre logiciel de gestion des achats fournit des données exactes, vous devez vérifier régulièrement qu’il n’y a pas d’erreurs et vous assurer qu’il est mis à jour avec les dernières informations de vos fournisseurs. Vous devez également former vos employés à l’utilisation correcte du logiciel afin qu’ils puissent saisir les données avec précision.

En prenant ces mesures, vous pouvez être sûr que votre logiciel de gestion des achats fournira des données précises que vous pourrez utiliser pour prendre des décisions éclairées concernant les stocks de votre entreprise.

Un processus d’achat plus clair – Transparence dans l’entreprise

Les logiciels de gestion des achats peuvent aider les entreprises à rationaliser leurs processus, à réduire leurs dépenses et à augmenter leurs bénéfices.

Dans le climat économique actuel, la plupart des entreprises sont toujours à la recherche de moyens pour rationaliser leurs processus et les rendre plus efficaces. Les logiciels de gestion des achats sont un moyen pour les entreprises d’y parvenir. En automatisant le processus d’achat, les entreprises peuvent économiser beaucoup de temps et d’argent.

Les logiciels de gestion des achats peuvent aider les entreprises à suivre leurs dépenses, à trouver de meilleurs prix pour les produits et services, et à rationaliser le processus de commande. Tout cela peut se traduire par des économies importantes pour les entreprises. En outre, les logiciels de gestion des achats peuvent aider les entreprises à gérer les niveaux de stock et à suivre les performances des fournisseurs.

Dans l’ensemble, les logiciels de gestion des achats peuvent être un excellent moyen pour les entreprises de gagner du temps et de l’argent. En automatisant le processus d’achat et en suivant les dépenses, les entreprises peuvent améliorer leurs résultats.

Réduction des coûts liés aux achats – Economies sur le budget

Les entreprises peuvent économiser de l’argent en utilisant un logiciel de gestion des achats. Ce type de logiciel permet aux entreprises de suivre leurs dépenses et de trouver des moyens d’économiser de l’argent.

L’une des façons dont un logiciel de gestion des achats peut aider votre entreprise à économiser de l’argent est de vous aider à négocier de meilleurs prix avec les fournisseurs. Lorsque vous avez une idée précise de vos dépenses, vous pouvez plus facilement identifier les domaines dans lesquels vous pourriez obtenir des remises. Le logiciel peut également vous aider à trouver de nouveaux fournisseurs susceptibles de proposer des prix plus bas.

Le logiciel peut également aider votre entreprise à économiser de l’argent en réduisant la quantité de déchets. Avec toutes les informations sur vos dépenses en un seul endroit, vous pouvez rapidement voir où vous gaspillez de l’argent et prendre des mesures pour le réduire.

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5 logiciels d’achats populaires chez les entreprises

Lorsque vous avez étudié les différentes solutions du marché des logiciels de gestion des achats, il est temps de faire votre choix.

Tout d’abord, vous devez identifier vos objectifs et les spécifications fonctionnelles et techniques (interface ERP). Ensuite, vous devez choisir un budget et un calendrier.

L’étape suivante consiste à évaluer votre niveau de maturité pour connaître le niveau de support nécessaire avant, pendant et après le projet. Regardez ce que l’équipe de votre éditeur a à offrir : son expertise métier, sa maîtrise de la solution proposée, et sa capacité à vous accompagner lors des étapes clés.

Cette évaluation vous aidera à comprendre si elle correspond ou non aux besoins de votre entreprise. Elle vous permettra également de vous faire une idée du temps et des efforts qu’il lui faudra pour mettre en œuvre sa solution.

Une fois cette évaluation terminée, il est temps pour vous de prendre une décision quant à l’éditeur qui convient le mieux à votre entreprise !

We Love Startup vous présente 5 logiciels de gestion des achats reconnus par le marché :

  1. Ivalua
    Ivalua permet notamment aux entreprises de numériser l’ensemble du processus Achats (S2P), d’optimiser la digitalisation (intégration native, flexibilité du cloud, déploiement rapide, automatisation des processus), de gérer l’ensemble des dépenses (gestion des dépenses directes), et de gérer la gestion des Achats avec les données (centralisation et qualité des données ; simplification de l’exploitation des données).
  2. SAP Ariba
    Le logiciel SAP Ariba Purchasing vous permet d’améliorer le processus d’approvisionnement : analyse des dépenses, gestion des risques, gestion des contrats. Vous pouvez également optimiser votre processus d’achat : gestion des coûts et des risques, gestion de la conformité, collaboration avec les fournisseurs. Il fait même de votre chaîne logistique un atout stratégique : automatisation du processus de facturation, amélioration de la visibilité des paiements, gestion des coûts et des risques de la chaîne logistique.
  3. Proactis
    La solution Business Spend Management de Proactis vous permet d’organiser le contenu interne et externe à travers une plateforme unique, créant ainsi une place de marché interne.
  4. Jaggaer
    JAGGAER ONE est une solution basée sur le cloud qui fournit aux entreprises les outils nécessaires pour simplifier la gestion des dépenses, la gestion des fournisseurs et le contrôle des dépenses.
  5. Oracle Procurement
    La plateforme Oracle Fusion Cloud Procurement offre une expérience utilisateur élégante et moderne, rationalisant les processus de gestion des achats, gérant les fournisseurs en anticipant les changements, rendant la gestion des achats efficace et simplifiant la gestion des contrats.

Estelle