Top 11 des logiciels de notes de frais en 2025

Mise à jour le 19 juillet 2025

La gestion des notes de frais est devenue un véritable casse-tête pour les entreprises en 2025. Avec un traitement manuel qui prend en moyenne 20 minutes par note, les risques d’erreurs s’accumulent.

Heureusement, un logiciel de notes de frais performant peut diviser ce temps par quatre et automatiser l’ensemble du processus. Du scan intelligent des justificatifs à la validation automatique des dépenses, ces outils modernes transforment une corvée administrative en quelques clics.

Découvrez notre comparatif des solutions les plus innovantes pour trouver l’outil parfaitement adapté aux besoins de votre entreprise.

Comparatif 2025 : 11 logiciels NDF incontournables pour vos frais professionnels

Une multitude de logiciels de notes de frais ont vu le jour sur le marché. Pour simplifier votre choix, voici onze solutions qui se démarquent en proposant des fonctionnalités avancées pour optimiser la gestion de vos dépenses professionnelles.

N2F

N2F se démarque comme une solution française pour la gestion des notes de frais, avec une offre particulièrement attractive à partir de 4,8 € HT mensuels. La plateforme impressionne par sa rapidité : chaque note de frais est traitée en moins de 5 secondes grâce à des fonctionnalités intelligentes.

Au cœur de son offre, on trouve :

• Un système de reconnaissance automatique qui analyse les photos de justificatifs pour en extraire toutes les informations essentielles
• Une intégration avec Google Maps pour simplifier la gestion des frais kilométriques
• Une prise en charge native des e-reçus pour plus de flexibilité
• Un module de refacturation client entièrement automatisé

La flexibilité de N2F en fait un choix pertinent aussi bien pour les indépendants que pour les grands groupes. Les utilisateurs peuvent également opter pour des cartes de paiement dédiées en complément.

Les versions premium enrichissent l’expérience avec des fonctionnalités avancées : intégrations comptables poussées, automatisations sur mesure et outils d’analyse détaillée des dépenses.

Cleemy by Lucca

Cleemy, la solution de gestion des notes de frais développée par Lucca, propose une offre compétitive à 5,70 € HT par utilisateur et par mois.

Cette plateforme intelligente comprend :

• une numérisation instantanée des justificatifs avec reconnaissance automatique des données ;
• un moteur OCR performant qui analyse et catégorise chaque dépense ;
• des règles de validation personnalisables selon les profils utilisateurs ;
• une réconciliation automatique entre les dépenses et les pièces justificatives ;
• des connecteurs comptables avec les principaux logiciels du marché ;
• un système d’archivage légal à valeur probante sur 10 ans ;
• des algorithmes de détection des erreurs et des fraudes.

Cegid Notilus

Cegid Notilus propose une solution tout-en-un pour l’entreprise qui combine gestion des notes de frais, organisation des déplacements et suivi de flotte automobile.

La plateforme se distingue par :

• une dématérialisation de bout en bout du cycle des frais professionnels, de la création jusqu’à l’archivage
• des workflows de validation personnalisables selon vos équipes
• un pilotage centralisé des déplacements avec réservations intégrées
• un suivi en temps réel des dépenses de la flotte automobile

Grâce à son moteur d’intelligence artificielle, vos collaborateurs peuvent générer leurs notes de frais instantanément. Le système les informe automatiquement de l’avancement de leurs demandes via des notifications.

Les managers disposent d’une interface simplifiée pour valider les notes en un clic, tandis que les justificatifs sont sécurisés dans un coffre-fort numérique certifié garantissant leur valeur probante sur le long terme.

Jenji

Jenji propose une solution innovante de gestion des notes de frais, avec une approche particulièrement attractive pour les entreprises en 2025.

L’offre de base, 100% gratuite, comprend un ensemble de fonctionnalités essentielles :

• une technologie OCR avancée qui extrait automatiquement les informations des reçus photographiés
• un système intelligent de calcul kilométrique pour les déplacements professionnels
• une catégorisation automatique des dépenses
• un système robuste de piste d’audit
• un algorithme de détection des doublons
• une interface unifiée pour gérer les paiements professionnels et personnels

Pour accéder aux fonctionnalités plus avancées, il faudra opter pour une formule premium qui inclut notamment :

• l’archivage à valeur probante dans un coffre-fort numérique
• des outils d’imputation analytique
• la gestion multi-comptes
• un workflow de validation personnalisable
• la configuration de plafonds de dépenses

Qonto

Qonto se distingue par son compte professionnel tout-en-un qui intègre la gestion des notes de frais parmi ses nombreuses fonctionnalités. La solution vous offre :

• une dématérialisation complète des notes de frais
• un espace centralisé pour stocker tous vos justificatifs
• un monitoring en temps réel de vos dépenses pro
• des remboursements quasi instantanés grâce à la validation en quelques clics
• la personnalisation des règles de validation par montant et par équipe
• une synchronisation avec plus de 50 logiciels comptables via Jedeclare
• l’intégration des écritures avec le protocole EBICS

En pratique, vos collaborateurs reçoivent un accès limité leur permettant de soumettre leurs demandes de remboursement. Vous êtes notifié immédiatement et pouvez valider la note de frais, déclenchant automatiquement un virement instantané vers votre salarié.

Cette fonctionnalité est incluse gratuitement dans l’offre Business à 99 € HT mensuels.

Expensya

Expensya propose une solution innovante de gestion des dépenses professionnelles avec une approche tout-en-un. Uniquement disponible en version premium, la plateforme intègre :

• une interface web et mobile avec connexion Microsoft Teams intégrée ;
• un système d’approbation intelligent basé sur vos règles de dépenses ;
• des circuits de validation sur mesure ;
• une comptabilité analytique avancée ;
• la reconnaissance OCR+ sans limite de documents ;
• un module complet de gestion des frais kilométriques et per diem ;
• des cartes bancaires physiques et virtuelles pour les paiements ;
• un outil de gestion budgétaire ;
• des connecteurs natifs avec vos outils bancaires, comptables et RH.

Indy

Indy se démarque en proposant une solution hybride comptabilité-notes de frais particulièrement adaptée aux indépendants et aux sociétés. La plateforme a déjà séduit plus de 150 000 utilisateurs avec son approche intuitive.

L’offre gratuite comprend des fonctionnalités essentielles :

• La capture instantanée des justificatifs via l’application mobile
• La catégorisation automatique des dépenses professionnelles
• Un module de facturation intégré
• Un compte pro sans frais
• L’édition des documents comptables de base

Pour les besoins plus avancés, la formule premium (à partir de 12 € HT mensuels) enrichit l’expérience avec :

• L’archivage à valeur probante des justificatifs
• Des intégrations comptables poussées
• Des outils d’analyse détaillée des dépenses
• La génération des déclarations fiscales

Noté 4,8/5 sur Trustpilot, Indy se distingue par sa simplicité d’utilisation et son excellent rapport qualité-prix, en particulier pour les structures qui cherchent à centraliser leur gestion administrative.

Spendesk

Spendesk est une solution complète de gestion des dépenses qui combine contrôle des dépenses et automatisation des notes de frais. À partir de 10 € HT par utilisateur et par mois, la Spendesk app offre :

• Un système de cartes virtuelles et physiques pour les paiements professionnels ;
• Une reconnaissance OCR intelligente des justificatifs ;
• Des workflows de validation personnalisables par équipe et montant ;
• Un tableau de bord centralisé pour le suivi des dépenses en temps réel ;
• Des intégrations avec les principaux logiciels comptables du marché.

Particulièrement adapté aux entreprises en croissance, Spendesk évolue avec vos besoins et permet une gestion simplifiée même pour ceux qui recherchent un logiciel de note de frais gratuit comme première étape.

Mooncard

Mooncard propose une solution de gestion des notes de frais basée sur des cartes de paiement dédiées. À partir de 8 € HT par utilisateur et par mois, la carte Mooncard s’accompagne de :

• Une application mobile intuitive pour scanner les justificatifs ;
• Un contrôle des dépenses en temps réel avec paramétrage des plafonds ;
• Une automatisation complète du processus de notes de frais ;
• Une réconciliation automatique entre transactions et justificatifs ;
• Des rapports détaillés pour l’analyse des dépenses par catégorie.

Cette solution s’adapte à toutes les tailles d’entreprises et permet un gain de temps considérable dans le traitement administratif des frais professionnels.

Rydoo

Rydoo est une application mobile de gestion des notes de frais reconnue pour sa simplicité d’utilisation. À partir de 8 € HT par utilisateur et par mois, elle propose :

• Un scan intelligent des reçus avec extraction automatique des données ;
• Une gestion avancée des indemnités kilométriques et per diem ;
• Un système d’approbation configurable selon votre politique de dépenses ;
• Des intégrations avec plus de 35 outils tiers (Xero, Uber, Slack…) ;
• Une conformité avec les réglementations fiscales de plus de 80 pays.

Rydoo permet de réduire jusqu’à 80% le temps consacré au traitement des notes de frais, offrant ainsi une véritable plateforme de productivité pour les équipes financières.

Evoliz

Evoliz est un logiciel de gestion tout-en-un qui intègre une solution de notes de frais parmi ses fonctionnalités. À partir de 35 € HT par mois pour l’ensemble de la suite, il propose :

• Une application mobile pour la capture des justificatifs ;
• Une catégorisation automatique des dépenses professionnelles ;
• Un module de comptabilité intégré pour un traitement simplifié ;
• Une facturation automatisée et conforme à la législation ;
• Un suivi des notes de frais en temps réel.

Particulièrement adapté aux TPE-PME, Evoliz offre une solution complète qui va au-delà de la simple gestion des notes de frais, avec un excellent rapport fonctionnalités/prix.

Tableau récapitulatif

Logiciel de notes de frais	Prix mensuel	Points forts
Qonto	à partir de 99 € HT (Business)	solution tout-en-un
N2F	à partir de 4,80 € HT	bon rapport qualité/prix
Jenji	à partir de 0 €	solution data-driven
Cegid Notilus	sur devis	très complet
Cleemy	à partir de 5,70 € HT	intégration facile
Expensya	sur devis	automatisation avancée
Indy	à partir de 0 €	très accessible
Spendesk	à partir de 10 € HT	contrôle des dépenses
Mooncard	à partir de 8 € HT	cartes de paiement dédiées
Rydoo	à partir de 8 € HT	simplicité d’utilisation
Evoliz	à partir de 35 € HT	suite de gestion complète

Chaque solution présente des avantages distinctifs adaptés à différents profils d’entreprises. L’enjeu est d’identifier celle qui correspond le mieux à votre structure et à vos processus de gestion des dépenses professionnelles.

Qu’est-ce qu’une note de frais ?

Une note de frais est un document qui permet à un salarié de demander le remboursement d’une dépense professionnelle qu’il a avancée. Traditionnellement au format papier, elle est aujourd’hui de plus en plus souvent dématérialisée via une application mobile pour faciliter sa création et son traitement.

Les notes de frais concernent principalement :

• frais de repas ;
• frais de déplacement (carburant, péage, billet d’avion, etc.) ;
• frais d’hébergement.

Pour être valable, la note de frais doit mentionner :

• l’identité du prestataire ;
• la date d’achat ;
• la description de l’achat ;
• le montant de la TVA.

La digitalisation des notes de frais transforme radicalement leur gestion en 2025, réduisant jusqu’à 75% le temps de traitement. Ces solutions permettent un archivage à valeur probante des justificatifs, leur conférant une valeur légale pendant 10 ans et rendant inutile la conservation des versions papier depuis juillet 2019. Ce système sécurisé protège contre la perte ou détérioration des documents, estimée à 15% dans un système traditionnel.

Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir son logiciel de gestion des notes de frais ?

Six critères sont à évaluer avant de choisir votre logiciel de notes de frais. À savoir :

1. Les fonctionnalités

En fonction de la taille de votre entreprise, vous n’aurez pas les mêmes besoins. Certains logiciels ont développé des services destinés à une catégorie spécifique d’entreprises. Une solution complète doit proposer des fonctionnalités essentielles comme l’automatisation de la validation des notes de frais, la comptabilisation automatique, des intégrations RH et bancaires, ainsi que des exports vers votre logiciel comptable. Les outils les plus performants offrent également des fonctionnalités avancées comme la refacturation client ou la gestion des cartes professionnelles.

2. L’ergonomie de l’application ou du site

La plateforme de notes de frais choisie doit être intuitive et simple à prendre en main. Vos collaborateurs doivent pouvoir créer et soumettre leurs notes de frais rapidement, idéalement en moins de cinq secondes comme le proposent certains outils. L’interface doit être accessible sur tous les appareils et fonctionner même hors connexion, particulièrement utile lors des déplacements professionnels. Pensez à coordonner cette solution avec votre outil de gestion des tâches pour optimiser les workflows.

3. La sécurité et la conformité

Votre solution de gestion de notes de frais doit protéger vos données et être conforme à la réglementation en vigueur. Vérifiez la présence d’un coffre-fort numérique à valeur probante pour l’archivage des justificatifs, ainsi que les certifications de sécurité. Les logiciels doivent également garantir la conformité fiscale, notamment pour le calcul automatique de la TVA déductible et le respect des barèmes kilométriques 2025, qui restent identiques à ceux de 2024.

4. Le coût

Le prix des logiciels de notes de frais varie considérablement, de solutions gratuites à des formules pouvant atteindre plusieurs dizaines d’euros par mois. Analysez le rapport qualité-prix en fonction du volume de notes de frais à traiter dans votre entreprise. Selon les études récentes, une mauvaise gestion des remboursements peut coûter en moyenne 13 709 € à une entreprise, ce qui justifie l’investissement dans une plateforme adaptée à vos besoins.

5. Le service client

Le service client du logiciel choisi doit être disponible et réactif en cas de besoin urgent. Vérifiez les horaires d’assistance, les canaux de communication disponibles (téléphone, chat, email) et les délais de réponse moyens. Les retours d’expérience d’autres utilisateurs peuvent vous éclairer sur la qualité du support technique. Un bon accompagnement lors du déploiement et de la formation des utilisateurs est également un critère déterminant.

6. Contrôle des dépenses en temps réel

Les solutions modernes offrent désormais un contrôle des dépenses en temps réel, fonctionnalité devenue essentielle en 2025. Cette capacité permet aux équipes financières de suivre instantanément les dépenses engagées, de fixer des plafonds par collaborateur ou par catégorie, et de recevoir des alertes en cas d’anomalie. Les plateformes les plus avancées intègrent des tableaux de bord analytiques permettant d’identifier les tendances de dépenses et d’optimiser votre politique de frais professionnels.

Quels sont les avantages de la digitalisation du traitement de ses notes de frais ?

La transition vers un traitement numérique des notes de frais représente un véritable levier de performance pour les entreprises. Découvrons les bénéfices concrets qu’offre cette évolution technologique.

Gain de temps et réduction des coûts

Recourir aux services d’un logiciel de notes de frais vous fera gagner un temps précieux grâce à des fonctionnalités d’automatisation et à la dématérialisation. Selon une étude récente, le temps de traitement d’une note de frais classique prend en moyenne 27 minutes, tandis qu’avec un logiciel adapté, ce temps est divisé par quatre.

À titre d’exemple concret, le traitement d’une note de frais kilométrique sera divisé par 4 grâce au calcul automatique des indemnités kilométriques et de la TVA, et à la numérisation des justificatifs par photo. Cette efficacité se traduit par un rythme de remboursement en temps réel pour vos collaborateurs.

Pour les petites entreprises, ces solutions sont particulièrement avantageuses car elles permettent d’optimiser les ressources limitées et d’éviter les erreurs coûteuses sans nécessiter d’investissements lourds en personnel administratif.

Sécurité & conformité

La digitalisation renforce considérablement la sécurité du traitement des notes de frais :

• Protection des données sensibles avec des systèmes conformes aux normes ISO 27001
• Archivage à valeur probante opposable à l’URSSAF et aux services fiscaux
• Détection automatique des doublons et des anomalies
• Facilitation de la récupération de TVA grâce à l’identification précise des montants déductibles

Par ailleurs, le risque de fraude et d’erreurs de saisie est significativement diminué avec un logiciel de notes de frais. La validation est encadrée par des workflows personnalisables et les données sont immédiatement transmises au service financier, au comptable et/ou à vos meilleurs logiciels comptables.

Comment déployer un logiciel de notes de frais avec succès ?

Mettre en place un logiciel de notes de frais nécessite une approche méthodique pour garantir son adoption par tous les collaborateurs. Voici les étapes essentielles pour réussir ce déploiement.

Évaluer vos processus actuels

Commencez par analyser vos procédures existantes de gestion des notes de frais. Identifiez les points de friction, les délais de traitement et la fréquence des demandes par équipe. Établissez des indicateurs de performance clairs pour mesurer l’amélioration après déploiement. Cette évaluation vous permettra de configurer le logiciel selon vos besoins spécifiques et d’anticiper les résistances potentielles.

Impliquer les parties prenantes

Identifiez tous les acteurs concernés : service comptable, managers, collaborateurs terrain et direction. Organisez des réunions de présentation pour recueillir leurs attentes et préoccupations. Créez un groupe pilote représentatif pour tester l’outil avant son déploiement général. Mettez en place un système d’alertes en cas d’anomalies pour que les managers puissent intervenir rapidement. Leur implication dès le début garantira une meilleure adhésion au projet.

Former vos collaborateurs

Proposez des sessions de formation adaptées aux différents profils d’utilisateurs. Pour les managers, insistez sur les fonctionnalités de validation et de contrôle, tandis que pour les équipes terrain, concentrez-vous sur la saisie mobile et la numérisation des justificatifs. Créez des supports accessibles (tutoriels vidéo, guides PDF) et désignez des référents dans chaque service. Prévoyez des sessions de rappel après quelques semaines d’utilisation pour répondre aux questions et partager les bonnes pratiques.

Questions fréquentes

Quel est le meilleur logiciel de notes de frais ?

Il n’existe pas un meilleur logiciel de notes de frais que les autres. Tout dépend des fonctionnalités, des processus et du niveau d’automatisation dont vous avez besoin. Chaque solution répond à des besoins spécifiques selon la taille de votre entreprise et votre volume de notes à traiter.

Quelle est la meilleure application de notes de frais ?

Les applications les plus performantes en 2025 sont N2F, Expensya et Cleemy, disponibles sur iOS et Android. Elles permettent de capturer les justificatifs instantanément, de gérer les validations par les managers et d’accélérer considérablement le traitement des remboursements, même en déplacement.

Quel est le prix moyen d’un logiciel de notes de frais, tel que Cleemy ?

Le prix moyen des solutions de gestion des notes de frais est de 5-6 € HT par mois. Néanmoins, il en existe quelques-uns gratuits, comme Indy et Jenji.

En revanche, le tarif d’un logiciel complet de gestion des dépenses d’équipe est plus onéreux. Par exemple, 49 € HT par mois chez Mooncard et 99 € HT chez Qonto pour la formule Business.

Un logiciel de notes de frais est-il compatible avec un ERP comptable ?

Oui, la plupart des solutions modernes de notes de frais s’intègrent parfaitement aux ERP comptables. Cette compatibilité permet d’automatiser la saisie des données et d’éviter les erreurs de retranscription. Certains logiciels RH offrent également des passerelles pour faciliter les remboursements via la paie.

Comment choisir un logiciel NDF pour une association ?

Pour une association, privilégiez un logiciel offrant une gestion des bénévoles spécifique, le calcul des indemnités kilométriques selon le barème associatif, et une interface simple pour les utilisateurs occasionnels. N2F et Pennylane proposent des offres adaptées avec des tarifications spéciales pour le secteur associatif.

Quel est le logiciel de notes de frais le plus utilisé ?

N2F compte plus de 800 000 utilisateurs en 2025, ce qui en fait la solution la plus répandue en France.

Néanmoins, d’autres logiciels comme Expensya et Cleemy se démarquent et conquièrent chaque jour de nouveaux clients grâce à leurs fonctionnalités d’automatisation avancées.