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Quel outil de gestion des tâches choisir pour une startup ?

Mise à jour le 3 septembre 2022

Le lieu de travail moderne est un endroit très actif. Les individus et les équipes essaient d’en faire plus en moins de temps, tout en s’assurant de ne pas perdre de vue les tâches importantes. La meilleure façon d’y parvenir est d’utiliser un logiciel de gestion des tâches.

Les logiciels de gestion des tâches sont des outils utiles pour les individus et les équipes sur le lieu de travail.

Et comme de plus en plus d’équipes passent au travail à distance et cherchent des moyens d’améliorer la collaboration et la productivité, les logiciels de gestion des tâches sont plus importants que jamais.

Mais avec de nouveaux produits apparaissant chaque jour, cette nouvelle ère de transformation numérique sur le lieu de travail peut être déroutante. Comment savoir si vous avez besoin d’un logiciel de gestion des tâches ? Devriez-vous plutôt choisir un outil de gestion de projet ? Et quelle est la différence entre la gestion des tâches et la gestion de projet ?

Comme pour les logiciels comptables, les logiciels de gestion des achats, ou les logiciels de gestion RH, la gestion du temps, des projets et des tâches est essentielle à la bonne activité d’une entreprise.

Un de nos objectifs est d’aider les équipes à mieux travailler. C’est pourquoi nous faisons le tri et nous vous disons exactement ce que vous devez savoir sur les logiciels de gestion des tâches pour que vous puissiez commencer à travailler plus vite dès que possible !

C’est quoi un outil de gestion de tâches ? (similaire à un outil de gestion de projet)

La gestion des tâches est un système bien organisé qui divise les processus importants et décourageants en tâches gérables (également connu sous le nom de structure de répartition du travail). Il va sans dire qu’une gestion efficace des tâches peut aider votre équipe à atteindre de nouveaux niveaux de productivité en définissant systématiquement des objectifs et en les réalisant.

La première étape d’une gestion efficace des tâches consiste à décomposer le projet global en ses différentes composantes. Cela permettra à votre équipe de se concentrer sur une tâche spécifique à la fois.

L’étape suivante consiste à classer toutes les tâches par ordre d’importance ou d’urgence afin de savoir lesquelles doivent être réalisées en premier.

La troisième étape consiste à confier à chaque personne la responsabilité d’accomplir chaque tâche par ordre de priorité.

Enfin, une fois que toutes ces étapes ont été franchies, il est important que toutes les personnes concernées restent concentrées sur l’accomplissement des tâches qui leur sont assignées, sans distraction, afin que tout soit fait à temps, sans faute !

Voici quelques exemples de ce que vous pouvez trouver dans un outil de gestion de tâches :

  • La planification des tâches pour fixer des échéances à l’avance afin de ne plus rater votre échéance !
  • Personnalisation et édition des tâches pour les mettre à jour en fonction de situations spécifiques.
  • L’affectation des tâches, qui peut inclure des collègues internes, des partenaires externes, ou les deux.
  • Notifications/Alerts pour rappeler aux utilisateurs les tâches et responsabilités à venir.
  • Tâches ou modèles récurrents pour normaliser les étapes répétitives de votre flux de travail.
  • Sous-tâches ou tâches parentales pour créer des étapes supplémentaires au sein d’une tâche.
  • Suivi du temps pour enregistrer le temps passé sur les tâches afin que vous puissiez voir combien de temps il vous faut pour accomplir certaines tâches.
  • Rapport d’avancement pour suivre la position actuelle par rapport à l’objectif global, afin que vous sachiez ce qu’il faut faire ensuite !

Bénéfices d’un logiciel de gestion de tâches

Si vous êtes comme la plupart des gens, vous avez beaucoup de listes de choses à faire qui flottent dans votre tête. Les choses à ne pas oublier, les articles à acheter, les tâches à accomplir, tout cela s’ajoute à cette liste mentale au fur et à mesure qu’elle se présente. Il peut être difficile de rester organisé et productif, car il n’y a pas d’endroit unique où toutes vos pensées sont enregistrées et organisées.

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En revanche, si vous utilisez un logiciel de gestion des tâches dans le cadre de votre flux de travail quotidien, vous pouvez rationaliser votre processus de manière à ce que tout se trouve au même endroit. Cela signifie qu’il y a moins de choses qui passent à travers les mailles du filet et plus de temps pour faire ce qui doit être fait !

Les logiciels de gestion des tâches aident les individus et les équipes à enregistrer, affecter et organiser tous les processus d’un flux de travail donné. Cette démarche est bénéfique car elle permet de mettre en évidence les redondances, les inefficacités et les goulots d’étranglement à corriger.

Elle améliore également la productivité en réduisant le temps que les travailleurs doivent passer à trier les informations et à s’organiser. Elle aide les travailleurs à hiérarchiser les tâches et à rester maîtres de leurs responsabilités actuelles, tout en évitant que les choses ne passent à travers les mailles du filet. Au bout du compte, les logiciels de gestion des tâches peuvent améliorer considérablement la productivité des équipes.

La collaboration est plus facile avec un logiciel de gestion des tâches. Lorsque vous discutez des prochaines étapes, il est facile d’oublier de les écrire. Ou peut-être avez-vous changé la date d’échéance d’un projet sur lequel vous travaillez, mais vous devez maintenant en informer individuellement chaque membre de votre équipe. Les logiciels de gestion des tâches rassemblent tout le monde sur une même plateforme, ce qui permet d’améliorer la communication et de s’assurer que chacun sait quelles sont les tâches dont il est responsable et dans quel délai il doit les accomplir.

5 outils de gestion de tâches populaires auprès des startups

Monday

Monday

Monday est un outil de gestion de projet qui a été conçu pour les équipes de petite et moyenne taille. L’outil est connu pour son interface intuitive et sa facilité d’utilisation. Monday peut être utilisé par les petites et grandes équipes, mais il est recommandé de passer à la version supérieure si votre équipe a besoin d’utiliser la plupart des fonctionnalités.

L’outil offre des modèles personnalisables, des fonctions d’automatisation, des tableaux de bord en temps réel et une intégration transparente avec d’autres apps.

Principales caractéristiques de Monday :

  • Modèles personnalisables
  • Automatisation
  • Tableaux de bord en temps réel
  • Intégration transparente avec d’autres applications

Avantages de Monday :

  • Interface rapide
  • Facilite la clarté et la responsabilité
  • Capacités utiles de visualisation de projet

Inconvénients de Monday :

  • La gestion d’une équipe de grande taille est coûteuse
  • Manque de fonctionnalité de suivi en temps réel
  • Dépendances de tâches limitées
  • Support lent

Asana

Asana est un logiciel de gestion des tâches qui permet aux utilisateurs de gérer à la fois des tâches et des projets, en veillant à respecter les délais. Remarquable pour sa présentation soignée et sa facilité d’utilisation, Asana s’oriente désormais vers les entreprises.

Par conséquent, les petites entreprises risquent de ne pas s’y retrouver à long terme.

Asana convient aux entreprises qui cherchent à suivre les initiatives au niveau de l’entreprise, ce qui se répercute facilement sur les équipes, les projets et les tâches individuelles.

Principales caractéristiques d’Asana :

  • Gestion du suivi des projets et des tâches
  • Tableau de bord de base
  • Recherche de base
  • Liste de contrôle des échéances et des sous-tâches
  • Interface glisser-déposer

Avantages d’Asana :

  • Interface propre et conviviale
  • Pléthore d’intégrations de tiers

Inconvénients d’Asana :

  • Développement récent de fonctionnalités axées sur les entreprises clientes
  • Pas de fonctionnalité de suivi du temps
  • Fonctionnalité de diagramme de Gantt limitée
  • Pas de gestion des contacts et de suivi des transactions
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Trello

Trello est un moyen simple et gratuit de tout organiser, d’un petit projet à l’ensemble de votre entreprise. L’interface Kanban personnalisable permet aux utilisateurs de créer des cartes pour plusieurs projets, à la manière des post-it.

Ce logiciel de gestion des tâches est idéal pour les petites équipes qui souhaitent travailler ensemble sur un même projet. Cependant, les équipes plus importantes et celles qui sont en phase de croissance peuvent avoir du mal à gérer leur projet sur Trello, car il manque certaines fonctions de base de gestion de projet.

Principales caractéristiques de Trello :

  • Panneaux
  • Listes
  • Cartes
  • Listes de contrôle
  • Pièces jointes
  • Applications mobiles Android et iOS

Avantages de Trello :

  • Excellente vue d’ensemble des tâches et des projets
  • Nombreuses options de personnalisation du tableau de bord
  • Intégration avec plusieurs applications tierces

Inconvénients de Trello :

  • Moins de fonctionnalités intégrées
  • Ne convient pas aux grandes équipes
  • Stockage limité, mise à niveau requise pour l’améliorer
  • La fonction de commentaire ne prend pas en charge l’édition

Todoist

Todoist est un logiciel de liste de tâches et une solution de gestion des tâches dotée d’une application mobile conviviale. Il s’est imposé comme l’une des applications mobiles les plus conviviales du marché. Todoist est la référence en matière de suivi des tâches personnelles.

Cependant, lorsqu’il s’agit de suivre le travail d’une équipe, elle est loin d’être à la hauteur, faute de fonctionnalités essentielles comme la chronologie, les champs personnalisés, les tableaux de bord et le suivi du temps.

Il convient de noter que Todoist a commencé à ajouter des fonctionnalités d’équipe ces derniers temps, donc si vous êtes sur le marché à la recherche d’un outil de gestion des tâches d’équipe, Todoist peut ne pas être un bon choix.

Principales caractéristiques de Todoist :

  • Dates d’échéance récurrentes
  • Sous-tâches
  • Priorités
  • Applications mobiles disponibles pour l’iPhone, l’iPad et les appareils Android.

Avantages de Todoist :

  • L’application mobile la plus conviviale du marché
  • La référence en matière de tâches personnelles.
  • Très rapide, dans l’ajout de tâches et de données
  • Score de productivité

Inconvénients de Todoist :

  • Manque de fonctionnalités d’équipe comme la ligne de temps, les champs personnalisés, les tableaux de bord et le suivi du temps.
  • Ne convient pas à la gestion des projets d’équipe

MeisterTask

MeisterTask est un outil de gestion de projet basé sur le système Kanban, idéal pour les petites entreprises et les freelances. Il est très facile à utiliser, avec une mise en page extrêmement attrayante. Chaque utilisateur dispose d’un endroit central pour partager des fichiers et des idées avec le reste de l’équipe. MeisterTask vous permet également de personnaliser vos tableaux de bord en fonction de vos besoins.

Si vos mots-clés pour un outil de gestion des tâches sont convivialité, personnalisation et collaboration facile, vous êtes au bon endroit.

Avantages de MeisterTask :

  • Nombreuses possibilités de personnalisation
  • Les membres de l’équipe trouveront facile de collaborer sur un plan.
  • Nombreuses intégrations avec des outils tels que Slack et GitHub.

Inconvénients de MeisterTask :

  • Ne peut pas gérer les projets complexes
  • Les outils mobiles manquent de fonctionnalités

 

Estelle